納期遅延のお詫び 例文｜原因・新納期・再発防止の伝え方

部材が入ってこない。設備が止まった。人が足りず、ラインが回らない。約束した納期に間に合わないと分かった瞬間は、どの会社にもあります。そして、いちばん手が止まるのが「取引先にどう伝えるか」ですよね。

謝り方を間違えると、遅れそのものより、その後の連絡で信用を落とします。逆に、伝える順番さえ押さえておけば、遅れても「この会社はちゃんとしている」と受け取ってもらえます。

取引先が知りたいのは、ほぼ次の3つです。

• なぜ遅れるのか（原因）
• いつ届くのか（新しい納期）
• 次も同じことが起きないか（再発防止）

この記事では、この3点を軸に、納期遅延のお詫びをメールで送るときの例文3つ（部材の入荷遅れ・設備の不具合・人手不足）、正式な文書で出すときの例文、分納や代替品の提案の仕方、そしてAIで自社向けに書き直すときの注意点をまとめます。例文の会社名や数字はすべて架空です。〇〇の部分を自社に合わせて書き換えてください。

この記事の目次（8項目）

納期遅延のお詫びは「分かった時点」で送る

最初に、例文より大事なことを1つ。遅れると分かった時点で、すぐ連絡することです。

「なんとか間に合わせられるかもしれない」と思って連絡を遅らせると、取引先は自分の次の段取り（組立、出荷、お客様への案内）を組み直す時間を失います。納品日の前日や当日に「間に合いません」と伝えるのが、いちばん信用を落とします。

新しい納期がまだ確定していなくても構いません。その場合は、「次にいつ連絡するか」を日付で書きます。「〇月〇日（〇）の午前中までに、確定した納期をご連絡いたします」と書いてあるだけで、相手は社内に説明できます。

メールにするか、電話にするか

急ぎのときは、まず電話で一報を入れ、その後すぐにメールで同じ内容を送るのが確実です。電話だけで済ませると、言った・言わないの行き違いが起きます。新しい納期や分納の数量は、必ず文字で残しましょう。

取引先の社内で回覧されることを考えると、メールの本文は転送されても意味が通る書き方にしておくのがこつです。「先ほどお電話でお伝えした件ですが」だけで始めると、電話を受けていない人には何の話か分かりません。

件名は、開かなくても中身が分かるように

件名は短く、何の件かが一目で分かるようにします。

• 【納期遅延のお詫び】ご注文品（注文番号〇〇）の納品について
• 【重要】〇月〇日納品予定品の納期変更のお願い
• 納期遅延のお詫びと新しい納品日のご連絡

注文番号や品名を入れておくと、取引先がメールを探すときにも見つけやすくなります。

納期遅延のお詫びメールに入れる5つの要素

どの例文も、次の順番で組み立てています。

特に4の「代わりの提案」は、お詫びの言葉に気を取られて抜けやすい部分です。取引先にとって大事なのは「謝ってもらうこと」より「自分たちの段取りが崩れないこと」です。全部は無理でも半分なら間に合う、別の型番なら在庫がある、といった案を、こちらから先に出しておくと話が早く進みます。

納期遅延のお詫び メール例文3つ

例文1：部材の入荷遅れ

件名：【納期遅延のお詫び】ご注文品（注文番号〇〇）の納品について

株式会社〇〇

購買部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

〇月〇日に納品をお約束しておりました「〇〇（品番〇〇）」〇〇個につきまして、

納期に間に合わない見込みとなりました。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

原因は、製品に使用する部材の入荷が、仕入先の生産遅れにより約2週間遅れていることです。

部材は〇月〇日に入荷する予定と確認が取れており、入荷後〇日で加工・検査を終えられる見込みです。

つきましては、納品日を〇月〇日（〇）に変更させていただけないでしょうか。

なお、現在手元にある部材で〇〇個までは製作が可能です。

ご希望であれば、この〇〇個を当初の〇月〇日に先行して納品し、

残りの〇〇個を〇月〇日に納品する形も取れます。

今後は、この部材について発注のタイミングを早め、

一定量を在庫として持つよう改めてまいります。

ご迷惑をおかけしますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

書き方のポイント

• 「仕入先の生産遅れにより」は事実として書きますが、仕入先の社名は出しません。責任を外に押しつけている印象になるからです。取引先から見れば、遅れているのはあくまで自社です
• 「入荷予定が確認できている」ことを書くと、新しい納期に根拠があると伝わります
• 分納の案は「ご希望であれば」と添え、相手に選んでもらう形にします

例文2：設備の不具合

件名：【重要】〇月〇日納品予定品の納期変更のお願い

株式会社〇〇

生産管理部 〇〇様

いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

〇月〇日にお約束しておりました「〇〇」の納品が遅れる見込みとなりました。

多大なご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。

〇月〇日に、加工に使用している設備に不具合が発生し、現在修理を手配しております。

修理の完了日はメーカーに確認中のため、現時点では新しい納期を確定できておりません。

〇月〇日（〇）の正午までに、確定した納品日を改めてご連絡いたします。

その間、別の設備で加工できるかを社内で確認しております。

加工できる見込みが立ちましたら、その時点ですぐにお知らせいたします。

今後は、設備の定期点検の間隔を見直し、

止まった場合の代わりの加工方法を事前に決めておくようにいたします。

大変恐縮ですが、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

書き方のポイント

• 新しい納期が決まっていないときの例文です。「次にいつ連絡するか」を日付と時刻で書くのが一番大事な一文です
• 「確定できておりません」と正直に書きます。見込みの日付を軽く書いて、それがまた遅れると、2回目のお詫びは1回目よりずっと重くなります
• 別の設備で対応できないか動いていることを書くと、待っているだけではないと伝わります

例文3：人手不足

件名：納期遅延のお詫びと新しい納品日のご連絡

株式会社〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

〇月〇日に納品予定の「〇〇」につきまして、納期を〇日遅らせていただきたく、ご連絡いたしました。

せっかくご発注いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

当該工程の担当者に急な欠員が出ており、作業が予定どおりに進んでおりません。

現在、他の工程の担当者を応援に回して対応しており、〇月〇日（〇）には納品できる見込みです。

一部だけでも早く必要な場合は、優先していただきたい品目と数量をお知らせください。

その分から先に仕上げて納品いたします。

今後は、この工程を2人以上が担当できるよう教育を進め、

1人が抜けても止まらない体制に改めてまいります。

ご迷惑をおかけし重ねてお詫び申し上げますとともに、何卒よろしくお願い申し上げます。

書き方のポイント

• 人手不足は、書き方によっては「この会社は大丈夫か」と心配されます。欠員の事情（病気・退職など）の詳細は書かず、「急な欠員」までにとどめます
• 「優先したい品目を教えてください」と聞くのは、取引先にとって一番ありがたい代わりの提案です
• 再発防止は「2人以上が担当できるように」のように、何を変えるかが見える形で書きます

正式な文書で出すときの例文

遅れが大きい、金額が大きい、取引先から書面を求められた、という場合は、メールとは別に正式な文書（社判を押したお詫び状）を出します。文書では、時候のあいさつや結びの言葉を入れて、形を整えます。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇 〇〇

納期遅延のお詫び

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、〇月〇日付でご注文いただきました「〇〇」につきまして、お約束の〇月〇日に納品できず、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因は、〇〇によるものでございます。弊社の管理が行き届かなかったことによるもので、弁解の余地もございません。

本件につきましては、〇月〇日に納品を完了いたしました（または、〇月〇日に納品させていただきます）。

今後は、〇〇を改め、二度とこのようなことのないよう、社員一同努めてまいります。

今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。

敬具

書き方のポイント

• 文書は、メールで一報を入れた後に出すものです。文書を作っている間に連絡が遅れるのは本末転倒です
• 差出人は、遅れの大きさに合わせて決めます。大きな遅れなら代表者名で出すと、会社として受け止めていることが伝わります
• 文書は残るものなので、原因の書き方は社内で確認してから出してください

分納・代替品を提案するときの注意

代わりの提案は喜ばれますが、出し方を間違えると別の問題を生みます。

• 分納は、相手の受け入れの手間を増やします。 検品や入庫が2回になるので、「分けて納品してよいか」を必ず先に聞きます
• 代替品は、仕様が同じかを相手に確かめてもらいます。 寸法・材質・型番が少しでも違えば、相手の製品や図面に影響することがあります。勝手に置き換えて納品するのは絶対にやめましょう
• 送料や追加費用をどちらが持つかを先に決めます。分納で送料が増える場合、自社の都合で遅れたなら自社で持つのが一般的です

また、取引基本契約書や注文書に、納期に遅れた場合の取り決め（遅延の損害や違約金など）が書かれていることがあります。お詫びを出す前に、今の契約で納期の遅れがどう扱われているかを確かめておくと、取引先からの問い合わせにも落ち着いて答えられます。契約上の責任や金額の判断は、弁護士にご相談ください。

AIで例文を自社向けに書き直すときの注意

例文を自社の言葉に直すのは、AIが得意な作業です。たとえば、次のように頼みます。

次の納期遅延のお詫びメールを、取引歴10年の取引先に送る前提で、もう少し丁寧な表現に直してください。

原因は部材の入荷遅れ、新しい納期は2週間後です。

仕入先の名前は出さないでください。

長さは今と同じくらいにしてください。

（ここに例文を貼る）

ただし、次の3点には気をつけてください。

1. 事実はAIに作らせない

AIは、もっともらしい原因や再発防止策を書き足すことがあります。「品質管理体制を全面的に見直し」のような、実際にはやる予定のない約束が入っていたら必ず削ります。お詫びのメールで約束したことは、取引先に覚えられます。 守れない約束は、次の信用を削ります。

2. 取引先名・金額・注文番号はAIに入れない

文面を整えるだけなら、相手の社名や実際の金額は要りません。〇〇のまま頼めば十分です。とくに無料版のAIでは、入力した内容が学習に使われる設定になっていることがあります。社内でAIを使うときの線引きは、AIの情報漏洩対策、禁止は逆効果で書きました。

3. 謝りすぎの文面を直す

AIに「丁寧に」と頼むと、お詫びの言葉が何度も重なった文面になりがちです。お詫びは冒頭と結びの2回で十分です。何度も謝るより、新しい納期と代わりの提案を早く書いたほうが、取引先には伝わります。

取引先に出す文書の例文は、ほかにもまとめています。価格の改定をお願いするときは価格改定のお願い 例文｜理由別3パターンと取引先に通る書き方、支払い方法や支払いまでの日数の見直しをお願いするときは支払条件変更のお願い 例文｜手形・60日超を振込にする書き方をご覧ください。

この記事で扱っていないこと・ご注意

• 例文の会社名・品名・日数はすべて架空です。実際の取引の事例ではありません
• 納期の遅れについての契約上の責任（損害の賠償や違約金など）は、契約の内容によって変わります。個別の判断は弁護士にご確認ください
• 当社UMEO CREATEも、システム開発やホームページ制作を受託する、従業員のいない小さな事業者です。例文は、仕事を受ける側の立場で書きました

まとめ：遅れより、その後の連絡で信用が決まる

• 納期に遅れると分かったら、その時点ですぐ連絡する。新しい納期が未定なら「次に連絡する日」を日付で書く
• お詫びメールは「お詫び → 原因 → 新しい納期 → 代わりの提案 → 再発防止」の順
• 代わりの提案（分納・先行納品・優先品目の確認）を、こちらから先に出す
• 大きな遅れは、メールの後に正式な文書でもお詫びする
• AIは文面を整える係。原因や再発防止の約束は、自社で事実を確かめて書く

いま進めている注文の中に、納期が危ういものはありませんか。1件でも心当たりがあれば、この記事の例文を下書きにして、今日のうちに一報を入れてみてください。

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