ひとり社長の一日って、現場から帰ってきてからが本番だったりしませんか。
私もそうでした。夕方に打ち合わせが終わって、事務所に戻るのが19時。そこから請求書を作って、見積を出して、返信していないメールを片づけて、気づけば22時。日中は動いているのに、会社の中の仕事は夜しか進まない。
今、その時間がほとんどなくなりました。
正直に書くと、私はもうPCに向かう仕事のほとんどを自分でやっていません。 今日一日で実際に何が起きたかを、そのまま書いてみます。
🌙 夜にやっていた事務処理
今日は、3社ぶんの請求書を出す日でした。
以前なら、過去の請求書を開いて、品名をコピーして、数量を打ち直して、電卓で消費税を計算して、PDFにして、フォルダに入れて、という流れです。1社15分としても45分。地味に一日の終わりを削っていく作業でした。
今は、「請求書出したい」と話しかけるところから始まります。すると先月の請求書を全部見て、今月ぶんを作って、金額の計算までやってくれます。
そして、私の間違いが見つかりました。
1社ぶんの金額が、先月と違っていたんです。私は15万円で作っていたのですが、先月は55万円。「先月と内訳が違いますが、これで合っていますか」と確認が入りました。開発費の行が丸ごと抜けていたんですね。40万円の請求漏れでした。
もうひとつ。ちょうど単価改定の見積書を出したばかりだったので「今月から新単価を当てるべきか」を確認したら、見積書の中に「次回ご発注分より」と書いてあることを指摘されました。今月は据え置きで正解でした。
金額を間違えるのって、速く作れなかったからじゃないんです。夜の22時に、ひとりで確認しているからなんですよね。
✉️ メール
請求書ができたら、次はメールです。
これも私がいちばん苦手なところでした。誰に送るんだっけ、前回どう書いたっけ、敬称は、CCは。文面を考えるより、思い出す時間のほうが長いんです。
今日は、過去のやりとりを全部たどってもらいました。そこで2つ出てきました。
ひとつは、送り先が変わっていたこと。 先方の担当者から「請求書は総務宛に送ってください」と連絡が来ていたのに、私はそれを見落として、ずっと担当者宛に送るつもりでいました。
もうひとつは、過去に3回もエラーで戻ってきていたアドレス。 ハイフンとドットを取り違えていて、届いていなかったんです。3回も。自分では気づいていませんでした。
そのうえで、前回送った文面と署名をそのまま引き継いだ下書きが3件できていました。私がやったのは、添付を付けて送信ボタンを押すことだけです。
💬 いちばん効いたのは「壁打ち相手」でした
ここが、いちばんお伝えしたいところです。
ひとり社長のつらさって、作業量より相談相手がいないことだと思うんです。
新しいサービスを始めようか。この値段でいいのか。この売り方で合っているのか。従業員がいれば「それ、前も似たことやって失敗しましたよね」と言ってくれる人がいます。ひとりだと、誰も言ってくれません。だから同じ失敗を繰り返します。
今日は、新しいメニューをつくる相談をしました。
「これを10万円で売りたい」と話したら、まず手元にある資産を全部洗い出してくれました。 自分では忘れていた過去の納品物が出てきて、「これ、もう一度売った実績がありますよ」と。ゼロから作る話だと思っていたものが、実はすでに一度売れているものだった、というわけです。
そして、こう指摘されました。「その売り方、前に失敗したときと同じ形になっています」と。
道具の名前を商品名にしてしまうと、お客様が本当に困っていることではなく、道具に合う課題を選んでしまう。私は以前まったく同じことをやって、うまくいかなかったことがあります。自分で言語化していたのに、また同じ入り口に立っていました。
この一言がなければ、たぶんまた同じ道を通っていました。
作業を速くしてもらった、という話ではないんです。ひとりで抱えている判断に、過去の自分を覚えていて、それを持ち出してくれる相手ができたということです。これはもう、事務の効率化とは別の価値でした。
📄 そのほか、渡してしまったもの
ついでに、今どこまで渡しているかを並べてみます。
- 提案書やご案内の資料づくり（PDFの体裁まで）
- ブログ記事の下書き（この記事も原型はそうです）
- 打ち合わせの議事録
- その日の商談の準備メモ（朝5時に自分あてのメールで届きます）
- 日報
PCの前に座ってやる仕事で、私が最初から最後まで自分でやっているものは、もうほとんどありません。 私がやっているのは、出てきたものを読んで、違うと思ったところを直して、最後にボタンを押すことです。
まとめ
ひとり社長がAIを入れる理由って、たぶん「効率化」ではないんだと思います。
チェックしてくれる人がいない。相談する相手がいない。だから夜が長くなる。 そこが本当の課題で、時間はその結果でしかない、という気がしています。
もし今、夜の事務が終わらないとか、判断を全部ひとりで抱えているとかで苦しい方がいたら、まずいちばん時間を取られているものをひとつだけ渡してみるところから試してみてください。全部やろうとすると、だいたい止まります。
みなさんは今、どの時間がいちばんしんどいですか。
まず、ひとつだけ渡してみたい方へ
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代わりに設定してお渡しするのではなく、ご本人の手で進めていただきます。 終わったあと、ご自身で使い続けられる状態にすることが目的だからです。
はじめてのAI環境づくり（個人の方へ）
