月末から月初にかけて、事務所の空気が変わる。給与計算の締めが集中して、通常の業務が後ろへ押し出されていく。気づけば夜の事務所に、電卓と赤ペンの音だけが残っている。
顧問先を何社も抱える社労士の先生方から、この時期のご相談をよくいただきます。人を増やせば解決する話でもなく、かといって件数は減らせない。毎月必ず来ると分かっているのに、毎月しんどい。
私が伴走している税理士・社労士法人様も、まったく同じ状態でした。そこから月次の給与処理を作り直して、手入力と目視のチェックをほぼゼロにするところまで来ています。今日はその中身を、専門知識のいらない形で3つの手順にして紹介します。
そもそも、残業が集中しているのは「計算」ではない
最初に整理しておきたいことがあります。
月末の負担が重いのは、給与の計算式が複雑だからではありません。実際に時間を食っているのは、その前後にある転記と突合です。
- 顧問先から届いたタイムカードや勤怠表を、給与ソフトの形式に打ち直す
- 別紙で送られてくる手当の一覧を、社員ごとに拾って足す
- 出来上がった金額を、先月分や元の資料と見比べて確認する
どれも判断のいらない作業です。でも、間違えると給与という一番間違えてはいけないものが狂う。だから慎重にやるしかなく、慎重にやるから時間がかかる。ここが渋滞の正体でした。
判断のいらない作業ほど、機械に渡す価値があります。 逆に言えば、先生方が本来やるべき「この手当は割増の基礎に入るのか」といった判断は、最後まで人が持ち続けるべきです。この線引きが、今回の3手順の土台になります。
ステップ1：資料は「画像にしてから」AIに読ませる
まず、届いた資料をAIに読み取らせる工程です。
ここに、私が実測でつまずいた大事な落とし穴があります。PDFをそのままAIに渡してはいけません。
手当の一覧表（PDF）をそのまま読ませていたとき、社員番号を5件も取り違えました。近い番号どうしで1桁だけすり替わる、といった具合です。しかも厄介なことに、同じファイルを読ませても実行するたびに結果が変わる。これでは検算のしようがありません。
対策はとても単純で、PDFを一度「写真」に変換してから渡すことでした。それだけで、社員番号の誤りゼロ、金額の誤りゼロ。3回続けて完全一致しました。
もうひとつコツがあります。画像は高解像度にすればいいというものではありません。 長辺が1600ピクセルほどあれば十分で、そこから下げていくと、ある地点で行がまるごと消え始めます。実際、ある解像度を境に社員1名分の行が丸ごと欠落しました。「読み取り精度が悪い」と感じたら、まず解像度を疑ってみてください。
話しかけ例文
「添付は給与の手当一覧表です。表に書かれている内容だけを、社員番号・氏名・手当名・金額の形で書き出してください。表に無い項目は推測せず、空欄のままにしてください。読み取れない箇所があれば、その旨を明記してください」
最後の一文が効きます。AIは空欄を嫌って埋めたがるので、「分からないなら分からないと言え」と先に伝えておくと、捏造がぐっと減ります。
ステップ2：人がやるのは「検算」だけにする
読み取りが終わったら、次は確認です。ここで全部を目視してしまうと、結局これまでと同じ時間がかかります。
やり方を変えます。1件ずつ見比べるのではなく、合計だけを突き合わせる。
読み取った結果の合計金額と、元の資料に書かれている合計金額。この2つが一致すれば、中身は基本的に合っています。ずれていれば、その差額が手がかりになります。
実際にあった例です。導入の途中で、合計が数十万円規模でずれました。原因は読み取りの精度ではなく、社員番号の欄が空欄だった1名分のデータが、どこにも紐づかずに消えていたことでした。1件ずつ目視していたら、まず気づけなかったと思います。合計を見ていたから、消えたことに気づけました。
そこで、確認の形そのものを作り直しました。処理を3つに分けて、それぞれの段階で合計が合っているかを画面上で示すようにしたのです。
1. 勤怠の集計が合っているか
2. 手当の集計が合っているか
3. 給与ソフトに渡すデータが合っているか
段階ごとに止まるので、ずれたときにどこが原因かがすぐ分かります。「全部やってから最後に確認する」をやめて、「一区切りごとに合計を見る」に変える。 これだけで、確認にかかる時間が大幅に短くなりました。
ステップ3：出来上がったファイルは、開かずに取り込む
最後は地味ですが、いちばん事故が多かったところです。
AIと仕組みで作った取込用のデータを、給与ソフトに読ませる直前に「念のため中身を見ておこう」と表計算ソフトで開いて、そのまま保存する。これをやると壊れます。
実際に起きたのは、時間の表記が勝手に書き換わる現象でした。「175時間00分」と書いてあったものが、開いて保存しただけで秒の情報を付け足され、給与ソフト側から「時間に文字は読み込めません」と弾かれる。中身は何も触っていないのに、です。
原因が分かるまで、これを「システムの不具合」だと思い込んでいました。実際にはソフトの親切心が悪さをしていただけでした。
なので、鉄則をひとつ決めています。取込用のファイルは開かない。 確認したいことがあるなら、ステップ2の合計チェックで済ませておく。どうしても中身が見たい場合は、コピーを作ってそちらを開きます。
作った仕組みそのものは正しくても、最後の一手で人が触ると壊れる。ここは経験しないと分からない部分だと思うので、共有しておきます。
実際、どう変わったか
数字で書ける範囲でまとめます。
- 手当表の読み取り誤り：5件から0件へ（PDFを画像に変えただけ）
- 合計の差額：数十万円規模のずれから、最終的に一致まで
- 目視チェック：1件ずつの突合から、段階ごとの合計確認のみへ
そして何より変わったのは、確認の対象が「金額そのもの」から「金額が合っているかどうか」に変わったことです。人が見る量が減れば、見落としも減ります。急いでいる月末に、これは効きます。
ひとつだけ補足させてください。この仕組みは、給与の判断を代わりにやってくれるものではありません。手当の性質をどう扱うか、控除をどう解釈するか、そこは引き続き先生方の領域です。AIに渡すのは、あくまで転記と集計まで。 その線を引いておくことが、安心して任せられる条件だと考えています。
まとめ
給与計算の突合を軽くする3手順は、こうです。
1. 資料はPDFのままではなく、画像にしてからAIに読ませる（長辺1600ピクセル目安）
2. 人がやるのは1件ずつの目視ではなく、段階ごとの合計チェックだけにする
3. 給与ソフトに渡すファイルは、開かずにそのまま取り込む
どれも大がかりな投資は必要ありません。順番と形を変えるだけです。まずは、いちばん件数の多い顧問先1社で試してみてください。1社で回れば、あとは同じ形を横に広げるだけになります。
UMEO CREATEでは、社労士事務所・税理士事務所の月次業務について、どこまでを機械に渡し、どこから先生方が判断するかを一緒に整理するところからお手伝いしています。「毎月の締めが重い」「担当者しかやり方が分からない」という状態にお心当たりがあれば、お問い合わせフォームまたは公式LINEからお気軽にご相談ください。
