月末になると机の上に積み上がる、紙の請求書や領収書たち。
「あとでまとめて処理しよう」と思っているうちに、封筒がどんどん増えていく……そんな経験、ありませんか。
日付や金額を1件ずつ手入力するのは、地味に時間も気力も奪われる作業ですよね。しかも数字を1桁打ち間違えただけで、後から合わなくなって青ざめる。私自身、輸入業をやっていた頃はこの作業が本当に苦手でした。
実はこの「紙の山」、AIに写真を見せるところから始めると驚くほどラクになります。今日は、経理の知識がなくても今日からできる「最初の一歩」を、実際に使える話しかけ例文つきで紹介します。
まずは写真1枚、AIに「読んで」もらう
紙の請求書や領収書は、スキャナーを使わなくても大丈夫です。スマホのカメラで撮って、AIチャットに写真を送るだけで、日付・支払先・金額を読み取ってもらえます。
こんな時に便利です。
出張から帰ってきて、財布の中にレシートが5枚たまっている。1枚ずつ手で転記するのはめんどうだけど、写真を撮って送るだけならスキマ時間でできてしまいます。
話しかけ例文
「この領収書の写真から、日付・支払先・金額・但し書きを表形式で書き出してください。読み取れない部分は空欄にして、正直に教えてください」
「読み取れない部分は空欄に」と一言添えておくのがコツです。AIはそれらしい数字をうっかり埋めてしまうことがあるので、わからないところは正直に申告してもらう約束をしておくと安心です。
「これは経費?」の判断もいっしょに相談する
請求書や領収書の山には、経費になるものとならないものが混ざっていることもありますよね。判断に迷うものを、そのままAIに相談してみましょう。
こんな時に便利です。
取引先との会食の領収書。全額経費にしていいのか、按分が必要なのか迷う。判断基準を自分で覚えていなくても、AIに聞きながら整理できます。
話しかけ例文
「個人事業主です。この領収書は取引先2名との会食で、営業目的の打ち合わせでした。交際費として処理する際の一般的な考え方と、注意点を教えてください」
もちろん最終判断は自分や税理士さんに確認する必要がありますが、「何を確認すればいいか」がわかるだけでも、迷う時間がぐっと減ります。
月末はまとめて聞くだけ。集計の下書きを作ってもらう
1件ずつ読み取ったデータがたまってきたら、月末にまとめて集計をお願いしてしまいましょう。
こんな時に便利です。
月末に「今月の経費、結局いくらだったっけ」と慌てて封筒をひっくり返す。読み取り済みのデータがあれば、AIに「集計して」の一言で下書きが手に入ります。
話しかけ例文
「これまで読み取ってもらった請求書・領収書のデータを、支払先ごと・月ごとに集計してください。合計金額と件数もあわせて、表にまとめてください」
できあがった表はあくまで下書きです。最終的な数字の確認は自分の目で行ってくださいね。それでも「ゼロから手集計する」のと「下書きをチェックする」のとでは、かかる時間が全然違います。
まとめ
紙の請求書・領収書の整理は、いきなり完璧な仕組みを作ろうとすると挫折しやすい作業です。
まずは「写真を撮ってAIに読んでもらう」ところから始めてみませんか。読み取り→経費判断の相談→月末の集計と、少しずつ任せる範囲を広げていけば、気づいたころには紙の山と格闘する時間がぐっと減っているはずです。
皆さんは紙の書類、どんな風に整理していますか。次回もお楽しみに。
