「AIを使ったほうがいいのは分かるけれど、種類が多すぎて結局どれを触ればいいのか分からない」
ご相談をいただく中で、いちばん多いのがこの声です。ChatGPTは名前を聞いたことがある。でもその先が分からない。そうしているうちに一年が過ぎてしまう、という会社は少なくありません。
意外に思われるのですが、多くの会社がすでに毎日使っているGoogleから、業務にそのまま効くAIが次々と出ています。GmailもスプレッドシートもGoogleカレンダーも使っているなら、新しく何かを契約する前に、まずこちらを見たほうが早いことが多いのです。
この記事では、中小企業の現場で実際に効いたものだけを、使う場面ごとに整理してご紹介します。
まず1つだけ選ぶなら Gemini
Googleの対話型AIです。文章を作る、情報を整理する、考えを壁打ちする。この3つが得意です。
現場でよく使われているのはこんな場面です。
- 取引先へのお詫びメールや日程調整の文面を、状況を伝えて下書きしてもらう
- 長い資料を貼り付けて「要点を3つにまとめて」と頼む
- 新しい取り組みを始めるとき「想定されるリスクを5つ挙げて」と壁打ち相手になってもらう
いきなり社内システムを作る必要はありません。まずは日々の文章仕事を任せるところからで十分です。
資料が多い会社ほど効く NotebookLM
「AIは間違ったことを平気で言うから信用できない」という不安をお持ちの方に、いちばんおすすめしたいのがこれです。
NotebookLMは、自分がアップロードした資料の中だけを情報源にして答えます。インターネット上の情報から推測しないので、答えの根拠がはっきりします。
- 数十ページある機械の取扱説明書を読み込ませ、「エラーコードE-01の対処法を3行で」と聞く
- 就業規則や社内規程を入れておき、社員からの問い合わせにその場で答える
- 長い議事録を読ませて「自分の担当タスクだけを箇条書きで」と頼む
紙のマニュアルが分厚い会社、ベテランの頭の中にしかノウハウがない会社ほど、効果を実感しやすい道具です。
Google Workspaceを使っているなら、いつもの画面が賢くなる
すでにGmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートで業務を回している会社なら、それらの中に直接AIを組み込めます。別のアプリを開く必要がないので、現場が新しい操作を覚えずに済むのが大きな利点です。
- Gmailの画面上で、返信の下書きを作らせる
- スプレッドシートに溜まったアンケート結果を「良い意見」と「改善要望」に自動で仕分ける
- ドキュメントの下書きを、目的と読み手を伝えて作らせる
「ツールを増やすと現場が使ってくれない」という悩みは、どの会社でも共通です。いま使っている画面の中で完結する、というのはそれだけで導入のハードルを大きく下げます。
画像や資料づくりもテキストから
デザイナーがいない会社でも、指示を文章で書くだけで画像が作れるようになりました。GoogleのImageFXなどがこれにあたります。
チラシの下地、社内資料の挿絵、SNS投稿用の画像。外注するほどではないけれど自分で作るのは大変、という中間の作業がかなり楽になります。
現場のスマホでも使える「かこって検索」
Androidのスマートフォンでは、画面に映っているものを指で丸く囲むだけで、その場で調べられます。
現場で見慣れない部品や表示に出会ったとき、写真を撮って戻ってから調べる、という手間がなくなります。営業先で気になった商品をその場で確認する、といった使い方もできます。
どこから手をつけるか
すべてを一度に導入する必要はまったくありません。順番としては、次の流れをおすすめしています。
- 1か月目: Geminiで文章仕事を任せる。まずは1人が慣れる
- 2か月目: NotebookLMに社内資料を入れて、問い合わせ対応を減らす
- 3か月目以降: Google Workspaceとの連携や、業務システムへの組み込みを検討する
大事なのは、いちばん手間のかかっている作業を1つだけ選んで、そこから始めることです。小さく始めて成果を確認してから広げるほうが、結果的に早く定着します。
まとめ
AIは「難しい新しい技術」というより、いま使っている道具に少しずつ足していくものだと考えると、取りかかりやすくなります。
とはいえ「うちの業務だとどれが効くのか」は、会社ごとにまったく違います。判断に迷われたら、業務の棚卸しからお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。
