「この集計、関数使えばもっと早いはずなのに」と思いながら、結局ひとつずつ手で計算してしまう。そんな経験はありませんか。VLOOKUPやSUMIFといった単語を見るだけで拒否反応が出てしまう方、実は多いのではないかと思います。
私自身も関数を丸暗記しているわけではありません。それでも今は、エクセルの困りごとのほとんどをAIに日本語で相談して解決しています。今日は、関数を覚えなくても大丈夫になる、AIとの付き合い方をご紹介します。
関数名を知らなくていい。「やりたいこと」をそのまま話す
いちばん大事なコツは、関数名を思い出そうとしないことです。「VLOOKUPで検索して」ではなく、次のように話しかけてみてください。
「A列に商品名、B列に価格が入っている表があります。C列に商品名を入力したら、自動でB列の価格が表示されるようにしたいです。エクセルの数式を教えてください」
こう聞けば、AIが適切な関数を選んで、そのままコピペできる数式を返してくれます。関数名を覚える必要はなく、「何を実現したいか」を日本語で説明するだけで十分です。
エラーが出たら、そのまま貼って聞く
数式を入れてみたら「#N/A」や「#VALUE!」のようなエラーが出てしまうこと、よくありますよね。ここで検索サイトを開いて調べ始めると、余計に時間がかかってしまいます。
そんな時は、エラーが出ている数式とエラー内容をそのままAIに伝えてみてください。
「この数式を入れたら『#N/A』というエラーが出ました。原因と直し方を教えてください。数式は =VLOOKUP(C2,A:B,2,FALSE) です」
多くの場合、原因は「検索する表の範囲がずれている」「文字と数字が混ざっている」といった単純なものです。AIに聞けば、原因の説明と修正後の数式をセットで教えてくれるので、自己解決できるようになります。
「もっと簡単に」「他のやり方は」と聞き返してもいい
一度もらった数式が複雑すぎて、あとで自分でメンテナンスできる自信がない。そんな時は遠慮せず、こう聞き返してみてください。
「この数式、もう少しシンプルにできますか。関数を初めて使う社員でも読めるようにしたいです」
すると、より短い数式や、別の関数を使った代替案を提案してくれることがあります。何度もやり取りしながら、自分の職場に合った形に調整できるのも、AIに相談する大きな利点です。
ここだけは気をつけたいこと
- 提案された数式は、必ず実際のデータで試してから使う。 AIも完璧ではなく、表の構造の勘違いから誤った数式を出すことがあります。
- 売上や個人情報を含む実データはそのまま貼らない。 表の構造(列の並びなど)だけを伝えて、数字はダミーに置き換えるのが安全です。
- 数式の意味も簡単に聞いておく。 「この数式、何をしているか説明してください」と聞けば、後から自分で見返しても迷わなくなります。
表そのものをAIに読み込ませる方法もある
数式のやり取りに慣れてきたら、もう一歩進んだ使い方もおすすめです。ChatGPTやClaudeにはエクセルファイルをそのまま読み込ませる機能があり、数式を考えるだけでなく「この表を見て、おかしなデータがないか確認してください」「この売上表から、先月より落ち込んでいる商品を教えてください」といった相談もできます。
「添付した売上表を見て、入力ミスの可能性があるセルがあれば教えてください」
ファイルを渡すだけで、桁が明らかにおかしい数値や、日付の入力ミスなどを指摘してくれることがあります。関数を組む前に、そもそもの表の状態を整えるところから任せられるのは、大きな時短につながります。
エクセルの関数は、覚えるものから「その都度AIに聞けばいいもの」に変わりつつあります。次に集計作業で手が止まったら、ぜひ日本語でそのまま話しかけてみてください。
みなさんは、エクセル作業でどんな時に手が止まりますか。
